Définir un indicateur

Créer un indicateur : de la théorie à la pratique

Comment définir un indicateur ?

Avant de vouloir vous lancer dans la création de KPI vous devez avoir en tête l’indicateur que vous voulez définir.

Il est important que vous puissiez répondre aux questions suivantes :

  • Quelle est la définition de mon indicateur ?
  • Comment se calcule t-il ?
  • Selon quels critères mon indicateur doit-il être étudié ?
  • L’indicateur concerne-t-il toutes les instances d’un processus ou seulement une partie d’entre elles ?

C’est seulement après avoir bien réfléchi à votre indicateur que vous pourrez le définir correctement dans Iterop.

Exemple : le processus de validation de document

Imaginons une entreprise qui doit régulièrement rédiger des documents techniques dans différentes langues.

Cette entreprise utilise un processus de validation de documents pour tous les documents qu’elle produit.

À chaque rédaction d’un nouveau document, celui-ci doit être vérifier par un tiers, puis retravaillé par son auteur jusqu’à la validation finale. Ici, nous allons évaluer l’efficacité de ce processus.

L’un des indicateurs de performance auquel nous pouvons penser dans ce cas précis :

  • Le nombre d’aller-retour nécessaires avant de valider un document. Selon la position de notre indicateur par rapport à la valeur un, nous allons pouvoir observer l’efficacité de nos corrections.

L’entreprise écrivant des articles autant en anglais qu’en allemand ou en français, il est intéressant de séparer notre résultat en fonction de la langue du document à valider.

Enfin, pour ne pas polluer notre résultat avec une surcharge de donnée, nous n’allons considérer que les documents rédigés sur les deux derniers mois.

Cela nous donne l’indicateur (KPI) suivant :

  • Définition : Calculer le nombre d’étape de correction nécessaires lors de la rédaction d’un document selon la langue de celui-ci.
  • Calcul : Le nombre de passage par la boucle de validation / nombre de processus lancés.
  • Critères supplémentaires : La langue du document à produire.
  • Filtre temporel :
  • Les résultats des deux derniers mois.

Une fois l’indicateur défini, nous pouvons commencer la configuration de notre indicateur dans Iterop.

Configurer le KPI dans Iterop

Étape 1 : Créer un nouvel indicateur

Avant de créer un nouvel indicateur, vous devez préciser le processus auquel il s’applique 1️⃣.

Dans IteropDeisgn, sélectionnez l’onglet “Indicateurs” et cliquez sur Nouvel indicateur en haut à droite, cette fenêtre s’ouvre :

Deux mode d’édition vous sont alors proposés :

  • Si votre indicateur est un indicateur courant, vous pourrez le configurer très facilement à partir des templates de création 2️⃣
  • Si votre indicateur est complexe ou trop spécifique à vos processus, vous devrez passer par le mode avancé 3️⃣

Dans notre cas, nous allons utiliser le mode avancé.

Voici un aperçu de l’interface :

Étape 2 : Renseigner la formule de l’indicateur

En ouvrant le mode avancé des KPI, la première chose à renseigner est la formule de notre indicateur, c’est-à-dire la manière dont nous allons le calculer.

  • Remplissez le champ formule par :
  • {passage par la boucle} / {nombre de processus}
  • Dans le champs Formule vous devez remplacer vos arguments par {nom de votre argument}.
  • Au moment où vous entrez votre formule, deux boites apparaissent intitulées “passage par la boucle” et “nombre de processus“.
  • Dans la première, choisissez le type d’argument “nombre de passage par un tâche
  • Sélectionner une tâche interne à la boucle de validation, comme la réalisation de l’action corrective.
  • Dans la seconde boîte, choisissez le type d’argument “nombre d’exécution du processus“.

Étape 3 : Renseigner les axes de l’indicateur

Dans notre situation, nous avons décidé de trier nos résultats en fonction de la langue du document à valider.

Considérons que l’une des variables de notre processus soit justement la langue du document.

Dans la partie Axes de la configuration :

  • Il faut déterminer l’axe principal. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :
    • La date de début du processus (choisi pour cet exemple)
    • La date de fin du processus
    • Une variable de type date
    • La date d’exécution d’une tâche
    • Les identifiants du processus triés chronologiquement
    • Les identifiants du processus regroupés
  • Ainsi que le/les axe(s) secondaire(s) parmi les options suivantes :
    • La valeur d’une variable (choisi pour cet exemple)
    • L’acteur d’une tâche
    • L’initiateur du processus
    • Les fins du processus

Étape 4 : Renseigner les filtres

Nous allons ajouter un filtre à notre étude afin de ne prendre en compte que les processus récents, plus précisément ceux, lancés depuis moins de deux mois.

D’autres filtres sont disponibles, tels que :

  • Durée du processus (inférieur, supérieur, égal, … à N jours)
  • Durée d’une tâche (inférieur, supérieur, égal, … à N jours)
  • Valeur d’une variable (si la variable sélectionnée est inférieur, supérieur, égal, … à la valeur saisie)
  • Tâche réalisée (si la tâche sélectionnée a été réalisée)
  • Acteur d’une tâche (si la tâche sélectionnée a été réalisée par l’acteur choisi)
  • Processus récents (les processus démarrés au cours des N derniers jours) (choisi pour cet exemple)
  • Processus finis récemment (les processus terminés depuis au cours des N derniers jours)
  • Processus anciens (les processus démarré depuis plus de N jours)
  • Processus démarrés après (après la date sélectionnée)
  • Processus démarrés avant (après la date sélectionnée)
  • Processus terminés
  • Processus en cours
  • Processus non interrompus
  • Variable renseignée (où la variable n’est pas vide)
  • Variable existante (variable existe mais peut être vide)

Étape 5 : Choisir la représentation graphique de notre indicateur

La dernière étape de la configuration consiste à choisir le type de graphique pour la représentation du KPI. Voir la page spécifique représentation d’un indicateur.

Updated on 18 septembre 2019

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