Affecter des tâches

Cette documentation a pour but de vous aider à mieux appréhender les possibilités d’affectations des tâches.

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La gestion des affectations se trouve dans l’onglet Design, plus précisément dans la configuration des éléments d’un processus.

Il y as 4 types d’affectations possibles :

  • L’affectation fixe
  • L’affectation dynamique
  • L’affectation à un extérieur
  • L’affectation à un automate

L’affectation fixe

L’affectation fixe permet d’attribuer la tâche à une liste de groupes et/ou d’utilisateurs.

Pour ce faire, il suffit de sélectionner dans les menus déroulants les groupes et utilisateurs devant réaliser cette tâche.

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Il est possible de créer ou modifier les groupes et utilisateurs dans la partie Utilisateurs de votre interface Iterop Design.

Menu affectation fixe

L’affectation dynamique

L’affectation dynamique permet d’assigner la tâche dynamiquement en fonction des données d’entrée ou de la réalisation d’une tâche.

Menu affectation dynamique
  • L’option Acteur de la tâche : permet d’affecter une tâche en fonction de qui a lancé ou réalisé une autre tâche.
Affectation au lanceur du processus
  • L’option variable de type utilisateur ou groupe : permet d’affecter la tâche en fonction d’une variable utilisateur ou groupe défini en amont dans le processus.
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Il existe 2 types de variables distinctes pour les groupes et les utilisateurs. Les variables utilisateurs ou groupes et les variables multi-utilisateurs ou multi-groupes composés d’une liste d’utilisateurs ou de groupe. Ces variables peuvent être définies et modifiées à n’importe quel moment au cours de votre processus.

Voici quelques exemples :

Affectation à une variable Utilisateur
Affectation à une variable Multi-Utilisateur
Affectation à une variable Groupe
Affectation à une variable Multi-Groupe

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La référence « start » dans les exemples ci-dessus, est le nom de la tâche dans laquelle les variables ont été déclarées.

L’affectation à un extérieur

L’affectation à un extérieur permet d’affecter une tâche à un utilisateur ne possédant pas de compte Iterop. Cette affectation envoie la demande de réalisation de la tâche dans un mail personnalisable par exemple mais on peut aussi mettre à disposition une URL fixe.

Interface d’édition du mail d’affectation

Comme pour les affectations dynamiques, l’affectation à un extérieur offre 3 possibilités :

Envoyer le mail en fonction d’une variable mail
Envoyer à un mail spécifique
Envoyer au mail issu d’une variable Utilisateur ou Multi-Utilisateur

L’affectation à un automate

L’affectation à un automate n’affecte pas vraiment la tâche, elle est placée en attente d’une exécution par une configuration extérieure (API, depuis le suivi d’un contrôleur…).

Une tâche en affectation Automate peut être remplie ou réattribuée depuis l’onglet détails dans le suivi des tâches.

Pour cela, rendez-vous dans l’interface de suivis et sélectionnez ledit processus. Maintenant, cliquez sur détails puis sur la tâche en attente.

Vous avez maintenant 2 options :

  • Réaffecter la tâche. 1️⃣
  • Réaliser la tâche. 2️⃣
Interface Détails dans l’onglet suivi
Updated on 11 décembre 2020

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