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Suivre un processus

Cette partie est réservée aux utilisateurs suivants :

SUPERVISEUR / CONTRÔLEUR

Consulter et rechercher des processus

Dans IteropPlay, vous avez la possibilité de consulter les processus que vous avez démarré, qu’ils soient en cours d’exécution, terminés ou supprimés. 

  1. Cliquez sur l’onglet “Suivi” dans le menu situé à gauche 1️⃣
  2. Choisissez un filtre que vous avez enregistré ou pré-configuré 2️⃣
  3. Choisissez la période et l’état des processus recherchés dans  3️⃣
  4. Les processus s’affichent dans la partie 4️⃣
  5. Vous pouvez alors colorer les lignes et charger les données afin d’analyser les processus, filtrer les résultats 6️⃣ ou exporter vos résultats sous format .csv ou Excel 7️⃣
  6. Vous pouvez également rechercher un processus directement par nom ou via une donnée 5️⃣

Cliquez sur un processus dans la partie 4️⃣ pour consulter l’état d’avancement.

Trier les processus dans le suivi

Cliquez sur l’une des entêtes du tableau dans la partie au-dessus de votre liste de processus afin de les trier.

  1. Par exemple, si vous cliquez sur l’entête :
    1. Identificateur : tri par ordre alphabétique selon l’identificateur du processus.
    2. Durée : trie les processus selon leur temps d’exécution.
    3. Date de lancement : trie les processus par rapport à leur date de création. De la date la plus ancienne à la plus récente ou inversement.
    4. Nom du créateur : correspond à l’utilisateur qui a initié le processus.

Utiliser la barre de recherche

  1. Sélectionnez la barre de recherche 6️⃣ qui se trouve en bas de la page
  2. Tapez votre recherche dans le champ vide (identificateur, nom d’un processus, nom du créateur du processus)
  3. Cliquez sur la loupe ? ou appuyez sur Entrée pour lancer la recherche
  4. Pour réinitialiser le recherche, cliquez sur la croix ❌

Effectuer une recherche simple de processus

Dans Iterop Play, vous avez la possibilité de consulter les processus qui ont été terminés ou supprimés.

Bon à savoir :

Il n’est possible d’afficher que 500 instances de processus simultanément.
Si vous en avez plus de 500 instances, vous avez deux possibilités :
– Appliquer des filtres afin d’être plus restrictif et d’affiner le résultat/l’affichage.
– Exporter cet affichage en format Excel ou CSV afin de contourner cette limite.

  1. Cliquez sur l’onglet “Suivi” dans le menu situé dans le menu de gauche
  2. En haut de l’interface, vous pouvez choisir plusieurs critère de recherche :
    1. Dans 1️⃣ choisissez le processus que vous voulez consulter. Vous pouvez choisir de faire une recherche sur plusieurs processus en choisissant un des deux filtres “Processus en cours du mois” ou “Processus terminés cette semaine”. Dans ce cas, certaines options ne seront pas affichées comme la progression ou la récupération des données de formulaires.
    2. Dans 2️⃣ choisissez la période durant laquelle le processus a été démarré. Par exemple : sélectionnez “Dernière semaine” pour afficher tous les processus (également ceux qui sont terminés) qui auront démarrés durant la dernière semaine.
    3. Dans 3️⃣ choisissez l’état des processus à consulter.
      • Tous : pas de filtrage sur l’état
      • En Cours : Processus qui ne sont pas terminés
      • Terminés : Processus qui se sont terminés durant une exécution normale
      • Supprimés : Processus qui ont été manuellement arrêtés depuis l’interface de contrôle ou de Design
  3. À chaque modification dans les champs de recherche, celle-ci se lance automatiquement et affiche les processus répondant aux critères, dans le tableau principal. Vous pouvez consulter le détail d’un processus en suivant le chapitre Consulter et analyser les étapes d’un processus.
  4. Vous pouvez effectuer une recherche par indicateur grâce à la barre de recherche .4️⃣
  5. Vous pouvez relancer la recherche avec les même critères en appuyant sur le bouton ♻ rafraîchir
  6. Si vous voulez affiner votre recherche, vous pouvez utiliser la recherche avancée située dans la partie 5️⃣

Afficher et comparer les données saisies des processus

Dans l’onglet “Suivi“, il est possible de comparer toutes les données de vos processus démarrés. Vous pouvez ainsi consulter toutes les données qui ont été saisies pour chacun des processus.

  1. Sélectionnez le processus que vous souhaitez consulter 1️⃣ et jouez avec les critères de sélection pour affiner votre recherche 2️⃣
  2. Les processus s’affichent alors dans 3️⃣
  3. Des données du processus sélectionné s’affichent dans le tableau 4️⃣. Il s’agit des données clés du processus configurés depuis Iterop Design. ⚠ Seules les données considérées comme “données clés” par un administrateur sont affichées directement.
Attention

Lles données sont consultables si un seul type de processus est affiché dans l’interface, et si le nombre de processus affichés n’est pas trop important (par défaut, inférieur à 300).

  • En cliquant sur 6️⃣ , vous pouvez choisir d’afficher ou de cacher les autres données du processus :
  • Les colonnes de données s’affichent alors dans la partie 7️⃣

Vous avez la possibilité de trier les données du tableau en cliquant sur les intitulés des colonnes 8️⃣ (les intitulés dépendent des informations qui ont été demandées).

Vous pouvez également filtrer les résultats en utilisant la barre de recherche située en bas du gestionnaire de processus et qui filtreront également les données affichées à l’écran.

Il est possible également de modifier l’ordre des colonnes pour se constituer un tableau très personnalisé. Il suffit de glisser-déposer l’entête des colonnes 8️⃣ entre deux autres colonnes pour en modifier l’ordre d’affichage.

Exemple avec le tableau d’un acheteur

Nous avons enlevé des colonnes qui nous paraissaient inutiles pour un processus de gestion d’achat, comme la progression, et nous avons rajouté les colonnes des responsables pour savoir en un instant qui s’occupe de l’achat :

Configurer et enregistrer un tableau personnalisé

Lorsqu’on a configuré un tableau de suivi personnalisé, en choisissant les critères de récupération, les colonnes à afficher ou non, l’ordre de celles-ci, il est intéressant de l’enregistrer pour pouvoir le consulter plus tard.

Pour ce faire, une fois le tableau configuré :

Exemple de tableau de suivi personnalisé
  • Cliquer sur le bouton enregistrer 1️⃣ en haut du tableau
  • Une fenêtre s’ouvre, vous demandant de choisir un nouveau nom pour votre filtre
  • Saisissez le nom du filtre dans 2️⃣ puis cliquez sur ok 3️⃣
  • Le nouveau filtre apparaît alors dans le menu de gauche 4️⃣

Vous pouvez cliquer sur Configurer 4️⃣

  • Dans cette nouvelle vue, vous pouvez supprimer un filtre précédemment configuré et changer son nom 6️⃣
  • Vous pouvez aussi choisir un filtre par défaut 5️⃣ qui s’affichera en premier suite à votre connexion dans Iterop Play

Effectuer une recherche avancée de processus

Par rapport à la recherche simple, la recherche avancée vous permet de spécifier d’autres critères de recherche. Rendez vous dans l’onglet “Suivi” puis dans l’onglet “Recherche” pour accéder à la recherche avancée.

  1. Cliquez sur le bouton Recherche avancée 1️⃣
  2. La fenêtre de recherche avancée ci-dessus s’ouvre
  3. Comme dans la recherche simple, vous pouvez sélectionner un processus spécifique ou non (2️⃣) ainsi que l’état du processus (7️⃣)
  4. Si vous choisissez un processus spécifique, vous pouvez sélectionner sa version 3️⃣ – en effet, à chaque modification d’un processus depuis Iterop Design, la version s’incrémente automatiquement – et rechercher par exemple tous les processus encore démarrés d’une ancienne version
  5. Vous pouvez renseigner un identificateur particulier 4️⃣ la recherche récupère tous les processus dont l’identificateur est proche de celui renseigné
  6. En 5️⃣ et 6️⃣, vous pouvez renseigner une période de recherche ainsi que le type de période :
    • Date de début : période durant laquelle les processus sont démarrés
    • Date de fin : période durant laquelle les processus se sont terminés (aucun processus en cours d’exécution ne pourra alors être récupéré)
  7. Enfin, cliquez sur Chercher 8️⃣ pour lancer la recherche. Les résultats s’afficheront dans le tableau principal de suivi
  8. Pour ré-initialiser tous les champs de la recherche avancée, vous pouvez cliquer sur Réinitialiser la recherche 9️⃣ afin de vider tous les champs

Lorsque vous effectuez une recherche avancée, le récapitulatif de la recherche ? se substitue à la barre de recherche simple :

Cliquez sur Revenir à la recherche simple (11) pour afficher de nouveau la barre de recherche simple ou cliquez sur Nouvelle recherche (12) pour lancer une nouvelle recherche avancée.

Filtrer le résultat d’une recherche d’après ses données

Il est possible de filtrer les résultats d’une recherche en fonction des données.

Par exemple, il est possible de ne vouloir récupérer que les processus dont le montant de l’achat dépasse 5000€ ou pour un processus RH de recrutement, uniquement les processus dont la candidature a été validée. Il faut utiliser le filtre de colonne :

  • Depuis votre tableau de suivi personnalisé, cliquer sur 1️⃣
  • Une fenêtre s’ouvre. Dans cette fenêtre, toutes les colonnes disponibles vont pouvoir être filtrées :

1️⃣ : Activer/configurer des filtres sur des variables communes ou spécifiques au processus
2️⃣ : Activer ou désactiver rapidement l’ensemble des filtres configurés
3️⃣ : Choisir le filtre tel que “Valeur renseignée” ou “Est égal à”
4️⃣ : Choisir un filtre “ET” ( les processus affichés devront satisfaire toutes les conditions configurées) ou un filtre “OU” (les processus affichés devront satisfaire au moins une des conditions).
5️⃣ : Ajouter un nouveau filtre sur une variable (il est possible d’en appliquer plusieurs sur une même variable)

Pour filtrer les processus qui ont un montant d’achat supérieur à 5000€ :

  • Dans les variables de processus 1️⃣, choisir la variable “Montant de l’achat” puis “Compris entre” dans 3️⃣
  • Saisir 5000 dans le premier champs et laissez vide le second pour ne pas mettre de limite.

Cela signifie alors que nous souhaitons récupérer les processus dont la donnée “Montant de l’achat” est compris entre 5000 € et “Pas de limite“, ce qui revient à dire “Supérieur à 5000

  • Cliquer sur OK.
  • On peut apercevoir dans la colonne 6️⃣ que le montant n’est jamais inférieur à 5000 €
  • Ajouter une seconde condition en sélectionnant la variable “Première Validation” puis “Est égal à” et cocher afin d’indiquer que le booléen doit être “true”.

Le filtrage par colonne est conservé lorsqu’on enregistre le tableau (Voir Enregistrer un tableau de suivi)

Consulter et analyser les étapes d’un processus

Une fois que vous avez sélectionné un processus dans les processus en cours (voir Suivre le déroulement de ses processus#Processus en Cours) ou dans les processus terminés (voir Processus Terminés), une page avec toutes les informations concernant ce processus s’affiche. Il est alors possible de naviguer dans les informations depuis la barre d’onglet située en haut de la page :

Voir les informations générales du processus

  1. Cliquez sur l’onglet “informations générales” 1️⃣ pour afficher toutes les informations globales du processus
  2. Les informations générales du processus (identificateur, date de début, créateur..) s’affichent dans le cadre “Informations” 5️⃣ et les données du processus s’affichent dans le cadre “Données” 6️⃣ (Il s’agit des données communiquées par les utilisateurs)
  3. Le diagramme 4️⃣ vous permet d’analyser le suivi du processus et de voir quelles tâches ont été réalisées

Voir les données du processus

Toutes les données relatives au processus que vous consultez sont affichées dans le cadre 6️⃣. Si vous êtes contrôleur de ce processus et que celui-ci n’est pas terminé, des boutons d’édition apparaîtront en face de chacune de ces données () afin de pouvoir les modifier. (Voir Modifier une donnée)

Dans la partie6️⃣ , il s’agit de la dernière “version” de la donnée : en effet, une donnée peut être manipulée par plusieurs tâches et peut donc changer plusieurs fois de valeur au cours d’un même processus. Dans cette vue, la valeur correspond à sa dernière modification. Pour consulter l’historique des valeurs, il faut se rendre dans le second onglet Détail des activités 2️⃣ située en haut de la page.

Analyser le déroulement d’un processus à l’aide au diagramme

Pour faciliter la lecture, il est possible de cliquer sur l’image du diagramme pour l’agrandir et l’afficher en plein écran.

Le diagramme situé sur la gauche de l’écran 4️⃣ vous montre le déroulement global du processus. Les activités sont colorées en fonction de leur état :

En attente

L’activité est démarrée mais est en attente.
Aucun utilisateur ne s’est attribuée la tâche.


En cours de réalisation

L’activité est démarrée et un utilisateur est en train de s’occuper de la tâche. Si l’utilisateur abandonne la tâche, le statut revient “en attente”.


Terminée

L’activité a été réalisée.


Deuxième passage (x2)

Dans les processus contenant des boucles, une activité peut être réalisée plusieurs fois. Le nombre de passage est indiqué après le “x” .


Non démarré

L’activité n’a pas encore démarré.


Supprimé

L’activité a été supprimée. Cet état est possible si un minuteur l’a forcée à terminer ou si la tâche est située dans un sous-processus et que celui-ci s’est terminé avant la réalisation de cette activité.


En erreur

L’activité est en erreur. Allez dans l’onglet Erreurs pour résoudre les problèmes liés à cette activité.

Voir Gérer les erreurs

Voir le détail des activités d’un processus

Il est possible de consulter des informations sur l’ensemble des activités qui ont été démarrées dans le processus. Les informations affichées dépendent de la nature de l’activité (tâche humaine, tâche automatique, envoi de mail…).

  1. Cliquez sur Détail des activités 2️⃣
  2. Les informations de l’ensemble des activités apparaissent à l’écran (voir capture ci-dessus)
  3. Consultez les informations principales des activités dans le tableau 7️⃣ (type d’activité, état, réalisateur, date de réalisation)
  4. Sélectionnez une activité terminée dans le tableau 7️⃣ (lignes écrites en noir) pour accéder au détail de celle-ci 8️⃣ et 9️⃣
  5. Sélectionnez une activité non terminée dans le tableau 7️⃣ (lignes écrites en bleu) pour avoir accès à des options de contrôle supplémentaires (si vous êtes contrôleur de ce processus, voir Contrôler et modifier les processus en cours)

Dans le cadre d’information des variables 9️⃣, les données affichées sont celles qui ont été saisies au moment de la réalisation de cette activité. Il est possible que ces valeurs aient été modifiées dans la suite du processus. Pour voir la dernière modification d’une valeur, il faut aller dans l’onglet Informations Générales 1️⃣ 

Consulter la durée moyenne des processus en cours

Pour suivre efficacement l’avancée de vos processus et leur efficacité, vous pouvez consulter leur progression, leur durée totale et la durée moyenne d’exécution des tâches grâce à la fonctionnalité de colorisation.

  • Cliquez sur l’onglet “En cours” dans votre suivi des processus
  • Sélectionnez dans la liste de gauche, le processus que vous souhaitez consulter
  • Les boutons suivants apparaissent en bas de votre gestionnaire de processus :
  • Choisissez la colorisation qui vous intéresse :
    • Colorer par Progression : correspond à l’avancement du processus. En général, la progression est évaluée sur le nombre de tâches réalisées par rapport au nombre de tâche totales demandées.

      Dans le cadre de processus complexe la progression est donnée à titre informatif.


      La colorisation progresse du bleu (début du processus) au vert (fin du processus).

    • Colorer par Durée Totale : correspond au temps total écoulé depuis le démarrage du processus.

      La colorisation progresse du vert (durée inférieure à la moyenne) en passant par le bleu (durée dans la moyenne) jusqu’au rouge (durée supérieure à la moyenne).

    • Colorer par Durée Tâche : correspond à la durée de la dernière tâche démarrée.
  • Au clic, votre gestionnaire s’actualise et les lignes se colorent :

Dans la colonne 4️⃣, vous pouvez consulter la durée Totale de votre processus.
Dans la colonne 5️⃣, vous pouvez consulter la Progression du processus en pourcentage.
Dans la colonne 6️⃣, vous pouvez consulter la durée moyenne de la dernière tâche démarrée.

Pour annuler la colorisation, cliquez une deuxième fois sur le bouton “Colorer” actif.

Repérer des processus bloqués

La fonctionnalité de colorisation vous permet de repérer les processus bloqués ou anormalement longs.

  1. Cliquez sur “Colorer par Progression” dans la partie 3️⃣
  2. Trier votre tableau grâce à la colonne Progression 5️⃣
  3. Cliquez ensuite sur “Colorer par Durée Totale” dans le suivi des processus
  4. Consultez les processus qui ont une progression à peu près similaire.
  5. Les processus affichés en jaune, orange ou rouge signifient qu’ils ont une durée légèrement supérieure ou bien supérieure à la moyenne. Dans notre exemple ci-dessous, deux processus ont une progression similaire mais l’un s’affiche en jaune. Il est possible que ce processus soit bloqué.

Un processus long ou ayant une durée totale importante ne signifie pas que le processus est bloqué ou qu’il a rencontré une situation anormale.

Exemple 1 : le service achat a envoyé une demande de devis à un fournisseur. Le fournisseur peut ne pas répondre immédiatement par email au service achat. Le processus peut donc durer plus longtemps dans l’attente d’une réponse externe.

Exemple 2 : Le service fabrication doit fabriquer des verres de lunettes avec la machine A, or le processus de fabrication n’avance plus depuis plusieurs heures. Le processus étant lié à une des machines-outils, il se peut qu’il y ait un problème à la fabrication. Le blocage peut dépendre de plusieurs facteurs. Il faut également prendre en compte que les tâches humaines peuvent mettre un peu plus de temps à être réalisées.


Pour cela, cliquez sur le bouton d’export orange, située en bas à droite de la fenêtre de Suivi :

Updated on 11 octobre 2019

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